Как стать продуктивным? Топ-100 реально полезных рекомендаций по эффективности без воды и пустых советов

Интернет полон советов о том, как стать продуктивным. Но большинство этих советов сводится к банальным вещам вроде «‎пейте больше воды», «‎завтракайте утром» и даже «‎гладьте собак». Компания Solar Digital озаботилась о том, чтобы найти действительно нужные советы, которые принесут вам пользу. Они перед вами — 100 рекомендаций, как сделать свой день эффективным во всех сферах.

Рабочее место

1. Работайте только в онлайн-документах. Там можно комментировать, править, просматривать версии и работать совместно.

2. Называйте понятно файлы и папки. Чтобы через долгое время вы их легко нашли. Пример: «Solar digital / Design / EN / Main Page» вместо стандартного «дизайн».

3. Настройте автозамену на телефоне: адреса почты, ссылки, фразы. По первым буквам. Например: при написании «туры» у нашего яхтенного стартапа подставляется ссылка https://sailica.com/ru/tours. Это можно сделать стандартными средствами ОС смартфона, (например, в iOS) или с помощью отдельного приложения.

4. Фото документов в облаке. Экономит массу времени в самые ответственные моменты срочных оформлений. Заведите для этого отдельную папку, а еще лучше — храните фото в отдельной папке на смартфоне, чтобы не зависеть от онлайн-коннекта.

5. Используйте горячие клавиши. Везде. Вы экономите секунду — но сотни операций за день сложатся в несколько минут, а за месяц превратятся в часы. Например, скриншот на маке: Cmd+Shift+4. Переключение между вкладками Windows: Alt+Tab. Вернуть закрытую вкладку в Chrome: Shift+Ctrl+T.

6. Выделите отдельное время для просмотра почты и мессенджеров. Каждый раз, когда вы на них отвлекаетесь, теряется концентрация на основную задачу.

7. Используйте кнопку «ответить всем» в групповом письме. Последствия от того, что письмо получит 1 человек вместо 7, могут быть самыми непредсказуемыми!

8. Сортируйте информацию. В систематизированной и структурированной иерархии папок куда проще найти необходимые файлы.

9. Скачайте программу для скриншотов. И сохраняйте их в один клик. На смартфонах это делается штатными средствами. Айфон: выкл+домой, в последних моделях — выкл+повышение громкости. Андроид: в основном выкл+уменьшение громкости.

10. В повторяющихся ситуациях используйте шаблоны/заготовки. Например: подпись к письму, ответы на частые вопросы, стандартные формы ответа. Потом их можно редактировать — это все равно легче, чем создавать что-то с нуля.

11. Поиск картинок в гугле будет эффективнее, если вы введете то, что хотите получить. Например, запрос «‎шевроле» будет более зашумлен, чем «‎черный шевроле в горах».

12. Лайфхак, если не удается найти соискателя на вакансию в соцсетях. Загружаете фотку с резюме, вставляете в поиск по картинке — готово, вы нашли того, кто вам нужен.

13. Автоматизируйте рутинные процессы, чтобы тратить на них минимум времени. Создайте для них алгоритм, чтобы всегда выполнять в одном и том же порядке. Например, если вы регулярно выкладываете статьи в блог, придерживайтесь одной и той же схемы: текст — картинки внутри статьи — проставление ссылок — описание для SEO — внутренние теги для сайта.

14. Установите программу для автопереключения раскладки клавиатуры на компьютере. Особенно если часто пишете на разных языках.

15. Используйте блокировщик рекламы (например, AdBlock). Это здорово чистит информационный шум.

16. Поставьте мышку/тачпад на компьютере на максимальную скорость. Это тоже экономит время.

17. Группируйте похожие таски. Гораздо проще сделать 5 звонков или ответить на все письма за раз, чем отвлекаться на них в течение дня.

18. Проведите в компанию быстрый интернет без аварий. Хороший вариант — 2 интернета от разных компаний на случай внезапных поломок.

19. Регулярно проветривайте помещение, в котором работаете. Свежий воздух улучшает продуктивность.

20. Используйте функцию «‎автозаполнение» в браузере. Даже если вы мастерски быстро вбиваете пароль в форму, это будет быстрее. Здесь можно хранить и данные для кредитных карт, чтобы быстрее заполнять поля при покупке онлайн. Для этих же целей есть уйма приложений — например, 1password.

21. Не опаздывайте. Это отбирает время у всех. На обсуждение важных вопросов останется меньше времени.

Смартфон

22. Используйте заметки в телефоне. Все новые идеи сразу пишите в заметки или наговаривайте на аудио. Лучше хранить их в облаке, чтобы сразу работать на планшете / лаптопе с заметками, оставленными на смартфоне.

23. Отключайте фейсбук (и соцсети вместе с мессенджерами) на время работы. Или выделите четкое время, в которое будете их просматривать.

24. Всегда помните, зачем вы заходите в соцсеть. Если это не помогает, ставьте будильник, чтобы выйти оттуда. Иногда в настройках можно найти таймер, который уведомляет о расходе вашего времени. Фейсбук: Настройки — ваше время на фейсбук. Инстаграм: Аккаунт — Ваши действия.

25. Почистите ленту соцсетей от сомнительных друзей. Идите к каждому в профиль и смотрите, постит ли он нужную вам информацию. Если нет — смело отписывайтесь.

26. Используйте черно-белый режим в смартфоне. Если ваша работа не связана с изображениями, это существенно уменьшит ваши затраты времени на него.

27. Используйте программы, распознающие речь, чтобы переводить сообщения в текстовый вид. В крайнем случае используйте автозамену в мессенджерах и скоростные клавиатуры вроде SwiftKey и Gboard на Android. Это здорово экономит время печатания.

28. Научитесь тачтайпингу на смартфоне. Сначала это непривычно, но ваша скорость набора может вырасти вдвое.

Личная эффективность

29. Делайте одно дело в один момент. Распределяйте время между проектами. Многозадачность уменьшает продуктивность до 40%.

30. Ведите трекинг затрат времени для анализа эффективности. Так вы поймете, куда уходит время. Можно записывать затраченное время в блокнот или таблицу Excel, использовать гугл-календарь или скачать тайм-трекер.

31. Не ходите в банк. Все уже давно можно сделать онлайн. Для более широкого спектра действий онлайн сделайте электронную цифровую подпись.

32. Не тратьте время на пожирателей времени и «‎ловушки времени». Воспоминания, нытье и долгие разговоры на тему «Что было бы, если бы‎" лучше пресекать сразу.

33. Не перерабатывайте. То, что после 8 рабочих часов делаешь 2 часа, утром можно сделать минут за 10.

34. Если хочется спать — вздремните минут 10−20. Это увеличит работоспособность. Сон больше 20 минут собьет ваш ритм, и вы будете чувствовать усталость.

35. Знайте время своего пика продуктивности. И максимально дистанцируйтесь от всех и всего на этот период.

36. Забудьте о совершенстве. Done is better than perfect (сделанный продукт лучше идеального).

37. Делайте с утра мелкие задачи. Если на их выполнение нужно 5−10 минут, их проще выполнить, чем отложить.

38. Не тратьте перерывы для отдыха на сидение за компьютером / телефоном. Без движения кровь мало будет насыщаться кислородом. Такой отдых быстро съест время, а вы не почувствуете себя отдохнувшим.

39. Расставляйте приоритеты в задачах. Достаточно трех: срочный, средний и низкий. Всегда обновляйте приоритеты и занимайтесь в первую очередь самыми важными делами. Помните принцип Парето: 20% выполняемой работы приносят 80% результата.

40. Научитесь пользоваться поиском Google, используя специальные символы. Так легче отсеивать информацию, которую вы ищете. Например:

• Добавляйте символ «-" перед словом, которое хотите исключить из запроса: разработка сайта -лендинг
• Ищите точную фразу, взяв ее в кавычки: «разработка мобильного приложения»
• Если хотите найти информацию на конкретном сайте, добавьте «site:» перед доменом: site: solardigital.com.ua создать MVP

41. Слушайте разную музыку для разных задач (спокойную, ритмичную или энергичную). Определите подборки заранее, чтобы не тратить рабочее время на подбор.

42. Оформляйте подписку на аккаунты (музыка, Youtube и прочие) без рекламы, чтоб не отвлекаться на неприятный шум рекламы. Ваши эмоции тоже влияют на продуктивность.

43. Сядьте на информационную диету: откажитесь от подписок на новостные порталы по почте / в соцсетях. Новости постоянно будут отвлекать вас от основных задач. К тому же, большинство из них негативные, что влияет на ваши эмоции — и, как следствие, на работоспособность.

44. Всегда имейте план, чем заняться в свободное время. Внезапное ожидание в очереди или аэропорту может стоить вам нескольких свободных часов. Просмотр очередного сериала или постоянное обновление ленты соцсетей не сделают вас успешным.

45. Сделайте список на случай прокрастинации. Каждый раз, когда вам захочется сидеть и ничего не делать, просто меняйте род деятельности: не сидите совсем без дела!

46. Ускоряйте видео и подкасты. Можно в 1.25, а то и в 1.5 раза. Содержание останется то же, но нужную информацию вы получите гораздо быстрее.

47. Прокручивайте неинтересные места в видео / подкастах. Не тратьте время на нудное ожидание или вступление, если можно сразу перескочить к нужной теме.

48. Не читайте некоторые книги до конца. Если первые 50 страниц не впечатлили, нечего тратить время на остальную часть. К тому же, не обязательно читать от корки до корки каждую главу. Всегда есть несколько ключевых тем, содержащих ответы на актуальные вопросы. Например, это актуально для книг Питера Друкера, гуру менеджмента ХХ века. У него очень тяжелый слог, и можно воспринять только ту информацию, к которой вы сейчас готовы. А остальное оставить на потом.

49. Заведите несколько е-мейлов. Используйте разную почту для рабочей переписки, рассылок, сервисов и семьи, чтобы не отвлекаться по ненужным в данный момент делам.

50. Всегда записывайте новую информацию при чтении или обучении. Так она легче запоминается. Даже если вы не собираетесь ее перечитывать.

51. Просите помощи там, где не разбираетесь в проблеме. Это всегда проще и быстрее, чем искать информацию самому.

52. На сайтах пользуйтесь техподдержкой. Так будет быстрее, чем пытаться разобраться в проблеме.

53. Купите быстрый компьютер / планшет / телефон. Ожидание загрузки ежедневно может отнимать десятки минут.

54. Отвечайте на сообщения коротко и по делу. Не растекаясь мыслью по древу.

55. Учитесь у твиттера. Любая идея влезет в 280 символов. А лучше — в 140.

56. Принимайте решения быстро. Быстрое «‎нет» лучше, чем долгое «да‎".

57. Фотографируйте нужную информацию (объявления, счета, заметки на бумаге). Так ее будет проще потом найти.

58. Усложняйте условия. За время, за которое надо выполнить одну задачу, поставьте цель выполнить две. В итоге выйдет полторы или даже 1.2, но это все равно будет больше, чем 1.

59. Используйте правило 20 секунд. Если расстаться с привычкой сложно, ставьте для нее препятствие, на преодоление которого вам нужно больше 20 секунд. Например, для усложнения доступа к соцсетям удалите приложение, чтобы просыпаться по будильнику, перенесите его в другую комнату и т. п.

60. Избегайте негативных эмоций, это тоже снижает продуктивность.

Менеджмент

61. Создайте базу знаний. В ней могут быть шаблоны документов, инструкции, типовые договоры, регламенты, ответы на часто задаваемые вопросы и т. д. Это повысит эффективность работников и уменьшит трату времени на их обучение.

62. Делегируйте. В одиночку вы никогда не сделаете все задачи. Часть из них следует отдать профессиональному работнику, который сделает это быстрее и эффективнее, чем вы.

63. Нанимайте единомышленников. Людей, которым не надо по 15 раз пояснять, почему необходимо сделать задачу именно так. И почему компания движется именно в эту сторону.

64. Едьте в офис с четким планом задач на день. Их лучше всего намечать вечером предыдущего дня. Так вы начнете работу сразу по прибытии. А мозг заранее начнет обдумывать эти задачи и подкинет пару дополнительных идей в фоновом режиме.

65. Избегайте микроменеджмента. Если сотрудники будут обращаться к вам по поводу каждой мелочи, это будет отнимать время и силы. Кроме того, без вас никто не будет принимать решения, и вы будете обречены всегда присутствовать на рабочем месте. Дав работникам больше свободы в принятии решений, вы освободите время для более важных дел.

66. Решайте, кто будет решать. Каждое решение, которое вы принимаете, могут принять люди, мнению которых вы доверяете.

67. Заведите один гугл-календарь на всю команду. Отмечайте совместно время занятости над проектом, чтобы знать, кто насколько загружен.

68. Используйте блэкауты и интернет-блэкауты в офисе для митингов и брейнстормов.

69. Заведите CRM, чтобы в любое время любой работник мог найти всю информацию о клиенте.

70. Записывайте важные разговоры / встречи на диктофон. Чтобы потом иметь возможность воспроизвести их вместо того, чтобы пытаться вспомнить подробности.

71. Проводите аудит перед устранением проблемы. Так вы поймете, как именно ее можно решить.

72. Поручайте выполнение задачи минимальному количеству людей. Чем их больше, тем больше будет занимать процесс выполнения.

73. Введите в практику редлайны. Это точка отсчета перед дедлайном, до которой вы должны выполнить задачу. Так вы сможете имитировать дедлайн, чтобы оставить время на отладку проекта — и делать задачи в срок.

Встречи

74. Назначайте встречи у себя в офисе. Не тратьте время на дорогу, если есть такая возможность.

75. Записывайте результаты митинга сразу в электронном виде. В блокноте это делать быстрее, но вы потратите в 2 раза больше времени на переписывание. После встречи обязательно делайте письменный Follow up на всех участников встречи.

76. Выделяйте на митинг конкретное время. И ставьте модератора, чтобы направлял разговор в нужное русло, следил за агендой, планом запланированных к обсуждению вопросов.

77. Используйте правило пиццы. Если на митинге больше человек, чем нужно, чтобы съесть 2 пиццы (6−8 человек), продуктивным он не получится.

78. Избегайте митингов, насколько это возможно. Подумайте, нельзя ли решить вопрос по телефону, почте или в мессенджере.

79. До митинга высылайте всем список обсуждаемых вопросов. Чтобы участники не тратили время на ознакомление с ними уже на самой встрече.

80. Приглашайте на митинг только тех, кого нужно.

81. Не устраивайте регулярных митингов, если этого не требует задача. Уже к третьему митингу они превращаются в обычные посиделки.

82. Если митинг перестал быть полезен вам или вы ему, уходите. У вас есть более важные задачи.

Дома

83. Делайте зарядку. Это улучшает кровоснабжение (в том числе мозга) и делает психологическую разрядку.

84. Выработайте режим дня. Чем больше вы будете вставать и начинать работу в одно и то же время, тем больше шансов на продуктивность рабочего дня.

85. Слушайте аудиокниги и подкасты за едой / в дороге. Жалко, если столько свободного времени будет пропадать даром.

86. Заведите «технический» день. Перенесите сюда все домашние дела вроде стирки, уборки и закупок. Еще лучше — наймите отдельного человека и сфокусируйтесь во время уборки на более важных задачах.

87. Пейте кофе, только когда нужно сосредоточиться и зарядиться энергией. При частом употреблении он перестаёт действовать. Лучше регулярно пейте воду: это полезнее для организма.

88. Переводите телефон в режим полёта с вечера до утра. Так вы не будете отвлекаться на соцсети перед сном и после него.

89. Тратьте минимум времени на бытовые запросы. Не думайте, что одеть, приготовить и т. д. Например, Цукерберг ходит в одинаковых футболках именно по этой причине.

90. Заказывайте столик в ресторане заранее. Или пользуйтесь доставкой на дом — это быстрее, чем ждать, пока приготовят еду.

91. Используйте специальные сервисы по поиску авиабилетов (kiwi, skyscanner, kayak), чтобы сэкономить время на поиск нужного маршрута. С поиском ж/д билетов лучше всего справляется родной сайт Укрзализныци: там можно смотреть поезда с пересадками на случай отсутствия прямого рейса.

92. Высыпайтесь. Ученые рекомендуют спать 8 часов в сутки. Если спать менее 6 часов, организм перестанет восстанавливаться. Менее 5 — необратимые изменения нервной системы.

93. Планируйте приемы пищи заранее — например, на неделю. Походы в продуктовый сразу сведутся к минимуму. Кроме того, не нужно выдумывать, что бы такое закупить.

94. Заправляйте полный бак, минимизируя заезды на заправку. Тем более, за это обычно еще и скидка полагается.

95. Составьте капсульный гардероб: несколько комплектов вещей, которые можно быстро надеть утром, не раздумывая о вариантах.

96. Настройте автоматическую оплату регулярных счетов. Это сэкономит не только время, но и средства на пеню за опоздание по оплате.

97. Покупайте онлайн. Зачем вам искать нужные продукты и вещи на полке магазина, если за вас это могут сделать другие?

98. Решайте рабочие проблемы на работе, домашние — дома.

99. Занимайтесь ритмичным спортом. Монотонные упражнения прочистят голову и снабдят вас новыми идеями.

100. И хватит тратить время на поиск статей «‎Как стать эффективным». Пора воплощать советы в жизнь!